KeyData
Software zur Bestandserfassung
FAQ - Häufig gestellte Fragen

Auf dieser Seite finden Sie »Häufig gestellte Fragen« (FAQs) zu folgenden Themenbereichen:

Weitere Informationen zur aktuellen KeyData-Version finden Sie unter
Softwarecenter.

Wenn Sie keine Antwort zu Ihrer Frage in unserem FAQ-Bereich finden, wenden Sie sich bitte per Mail an Ihr KeyData-Support-Team
hilfe [at] key-data [punkt] de

Administation

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KeyData-USB-Stick

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Bilddokumentation

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Schnittstellen

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Antworten
auf häufig gestellte Fragen


KeyData allgemein

Ist KeyData mehrmandantenfähig?

Nein, KeyData ist nicht mehrmandantenfähig. Die parallele Verwaltung separater Datenbestände ist mit KeyData nicht möglich.

Der Anwender kann mit KeyData Bestandsdaten für unterschiedliche Liegenschaften in unterschiedlichen Städten erfassen. Die Datenstrukturierung der Software zur Bestandserfassung sieht eine Zuordnung der einzelnen Bestandsdaten zu einem bestimmten Kunden bzw. Mandanten jedoch nicht vor.

KeyData allgemein

Kann ich mit KeyData Barcode-Etiketten erstellen bzw. drucken?

Nein, mit KeyData können keine Barcode-Etiketten erstellt werden. KeyData verfügt jedoch über eine Schnittstelle zu dem Softwareprodukt »BarTender« des Herstellers Seagull Scientific.

BarTender ist eine Software zum Editieren und Drucken von Etiketten und Barcodes (nicht im Lieferumfang enthalten). Über KeyData können Barcodes der einzelnen Anlagen/Geräte, Möbel und Einrichtungsgegenstände (Inventar) sowie der einzelnen Flächen mit einem Barcodescanner gelesen werden. Bei der Bestandserfassung werden die Barcodes z.B. als Inventarnummer oder Flächenbezeichnung automatisch in den Datenbestand übernommen. Bei Bestandskontrollen werden die Bestands-Objekte über die Barcodes automatisch erkannt und richtig zugeordnet.

Über BarTender können die entsprechenden Etikettenvorlagen zum Druck erstellt und verwaltet werden. Einzelne Elemente dienen dabei als Container, die dynamisch durch Feldinhalte aus der KeyData Datenbank ausgefüllt werden. Somit können neben dem eigentlichen Barcode weitere Informationen des KeyData-Datenbestands beliebig in das Etikettenlayout übernommen und positioniert werden.

BarTender muss mind. als »Professional Edition« in der Version 7x und höher zur Verfügung stehen. Für weitere Informationen zu BarTender wenden Sie sich bitte direkt an den Hersteller Seagull Scientific.

Als Alternative können bei der Bestands- bzw. Inventarerfassung Barcodeetiketten von der Rolle eingesetzt werden. Diese können über den Fachhandel bezogen und auch auf individuelle Nummernkreise abgestimmt werden.

KeyData allgemein

Welchen Barcodescanner brauche ich?

Zur Inventarerfassung und Inventarisierung Ihrer Flächenressourcen, Anlagen, Geräte und Möbel können Sie handelsübliche (Hand-) Barcodescanner einsetzten, die zumindest das Barcode-Industriestandardformat Code128 unterstützen. Wir empfehlen einen Funkbarcodescanner, um den Bewegungsradius bei der Bestandserfassung bzw. Bestandskontrolle erheblich zu erweitern.

KeyData allgemein

Welche KeyData-Version ist aktuell?

Aktuelle KeyData-Version: KeyData 2.0

Weitere Informationen zur aktuellen KeyData-Version finden Sie unter
Softwarecenter.

KeyData Administration

Wie kann ich überprüfen, ob für meine KeyData-Version Updates oder Patches zur Verfügung stehen?

In der KeyData-Menüleiste finden Sie unter [Hilfe] die Option [KeyData aktualisieren]. Über diesen Menüpunkt kann online über das Internet überprüft werden, ob eine neue KeyData-Version verfügbar ist.

Ist eine neue Version als Update verfügbar, kann dieses Update automatisch heruntergeladen und installiert werden.

Ist ein (kostenpflichtiges) Upgrade verfügbar, kann der Anwender entscheiden, ob er auf diese KeyData-Version wechseln möchte. In diesem Fall wird der Bestellvorgang über ein paar Mausklicks ausgelöst.

Weitere Informationen finden Sie unter
Lizenzen und Updates
FAQ: Update oder Upgrade

KeyData Administration

Was ist der Unterschied zwischen einem Update und einem Upgrade meiner KeyData-Version?

Ein Update (kostenlos) korrigiert vor allem Programmfehler (Wartungsupdate, Patch, Bugfix) oder beinhaltet kleinere Programmverbesserungen (Funktionserweiterungen) der aktuellen KeyData-Version.

Ein Upgrade einer KeyData-Version ist kostenpflichtig.

Ein Upgrade beinhaltet eine neue Programmgeneration der KeyData-Software, die zusätzliche bzw. grundlegend weiterentwickelte Funktionen enthält.

Weitere Informationen finden Sie unter
Lizenzen und Updates.

KeyData Administration

Gibt es eine Möglichkeit zur Datensicherung?

KeyData Backup ist ein Funktionsmodul zur Datensicherung der Bestandsdaten. Über dieses Backuptool kann der KeyData-Datenbestand gesichert und bestehende Datensicherungen erneut als Datenbank eingespielt werden (im Lieferumfang enthalten). Gesichert werden neben der Datenbank auch die, einzelnen KeyData-Objekten zugeordneteten Bilddateien.

Bitte beachten Sie: Wird ein Backup eingespielt, wird die KeyData-Datenbank auf den entsprechenden Datenbestand der Datensicherung zurückgesetzt. Daten, die nicht Bestandteil der Datensicherung sind, gehen verloren.

KeyData Administration

Ich brauche zusätzliche Datenfelder.
Kann ich Datenfelder individuell anpassen und selber definieren bzw. hinzufügen?

Nein, das ist nicht vorgesehen. Der Benutzer hat keinen administrativen Zugriff auf das KeyData-Datenbankmodell mit den dazugehörigen Datenstrukturen. Vom Anwender können keine eigenständigen Erweiterungen des Datenmodells bzw. eine individuelle Manipulation der Datenstrukturen durchgeführt werden.

Wird die Datenbank vom Anwender eigenmächtig manipuliert, kann KeyData als Applikation nicht mehr ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Sollten Sie besondere Datenfelder zur Bestandsdatenerfassung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihr KeyData-Support-Team. Gerne nehmen wir Ihre Vorschläge entgegen, und werden KeyData u.U. entsprechend erweitern. Ein Anspruch auf eine Erweiterung besteht nicht.

KeyData Administration

Welche Rolle spielt der KeyData-USB-Stick bei der Arbeit mit dem Programm?

KeyData ist Protable Software und wird auf einem speziellen KeyData-USB-Stick ausgeliefert. Dieser USB-Stick beinhaltet alle notwendigen Programmressourcen zum Ausführen der Software zur Bestandserfassung. Eine Installation ist nicht erforderlich. Außerdem ist der KeyData-USB-Stick als Applikations-Dongle Teil der Lizenzverwaltung.

Werden mehrere KeyData-Lizenzen gekauft, wird eine entsprechende Anzahl von KeyData-USB-Sticks ausgeliefert.

KeyData-USB-Stick

Können die Programmressourcen auf einen anderen USB-Stick oder die Festplatte kopiert werden?

Nein, der KeyData-USB-Stick ist als Applikations-Dongle Teil der Lizenzverwaltung.

Werden die Programmressourcen auf einen anderen Datenträger kopiert, kann KeyData nicht mehr gestartet werden. Zur Datensicherung kann der Inhalt des USB-Sticks z.B. auf CD-ROM gebrannt werden. Die Verwendung des Programms ist jedoch nur über den mitgelieferten KeyData-USB-Stick möglich.

Ändern oder löschen Sie unter keinen Umständen Daten des USB-Sticks. Unsachgemäße Änderungen des Inhalts können dazu führen, dass KeyData nicht mehr ordnungsgemäß ausgeführt werden kann.

KeyData-USB-Stick

Der KeyData-USB-Stick ist defekt. Was kann ich tun?

Schicken Sie den defekten KeyData-USB-Stick an folgende Adresse:

KeyLogic GmbH
KeyData Support-Team
Ludwig-Erhard-Straße 1A
D-65760 Eschborn

Bitte legen Sie eine Kopie der Rechnung und/oder den Lieferschein bei.

Wurde der KeyData-USB-Stick zerstört, können Sie einen neuen USB-Stick mit der von Ihnen zuletzt gekauften KeyData-Version zum Preis von 90.- €* bestellen.

* Preis pro KeyData-USB-Stick zzgl. gesetzl. MwSt.
Voraussetzung: Der defekte USB-Stick wird uns mit Ihrer schriftlichen Nachbestellung an oben genannte Adresse zugeschickt

KeyData-USB-Stick

Können digitale Fotos in der Datenbank gespeichert werden?

Zur Bilddokumentation können jedem einzelnen KeyData-Objekt (Anlage/Gerät, Inventar und Flächeninfo) Bilddateien in beliebiger Anzahl zugeordnet und zusammen mit den entsprechenden Bestandsdaten gespeichert werden. Jedes KeyData-Objekt verfügt hierzu über einen eigenen Bildbrowser (Formular-Tab: Bilder).

KeyData bietet folgende drei Möglichkeiten um Bilddateien hinzuzufügen:

  • Bilddateien können über die Stapelverarbeitung »KeyData Fotonotiz« für alle entsprechenden Datenobjekte automatisch importiert und zugeordnet werden.
  • Über die KeyData-Funktion »Fotoimport« können ein oder mehrere Bilder von einem Datenträger jeweils einem KeyData-Objekt zugeordnet werden

Weitere Informationen unter
KeyData Fotonotiz und Fotoimport

KeyData Bilddokumentation

Welche Bildformate werden unterstützt?

Die aktuelle KeyData Version unterstützt ausschließlich Bilddateien im JPG-Format. Weitere Dateiformate können zur Zeit nicht importiert werden.

Bitte beachten Sie: Um den Speicherplatz zu optimieren, werden große Bilddateien beim Import/Speichern automatisch herunter gerechnet.

KeyData Bilddokumentation

Wo werden meine Bilder gespeichert?

Die einzelnen Bilddateien werden als Teil der KeyData-Datenbank auf dem USB-Stick gespeichert.

KeyData Bilddokumentation

Meine Fotonotizen werden nicht importiert.

  • Haben Sie die einzelnen Datenobjekte nach der Zuweisung der jeweiligen Fotonotizen gespeichert?

Damit die Zuordnungen der Fotonotiz auch in das entsprechende Datenobjekt (z.B. Flächeninfo) übernommen werden können, muss das Objekt nach Abschluß der Fotonotizen ebenfalls gespeichert werden. Bitte achten Sie auf den entsprechenden Benutzerdialog »Änderungen speichern?« sobald Sie ein Datenobjekt schließen.

Bevor Sie den Import der Fotonotizen über die Option [Fotonotizen aktualisieren] starten, müssen alle bearbeitetetn Datenobjekte gespeichert werden.

  • Bitte überprüfen Sie das Muster der Dateinamen Ihrer Digitalkamera.

Bitte überprüfen Sie das Muster, nach dem Ihre Kamera die Dateinamen Ihrer Bilddateien anlegt und anschließend die von Ihnen in KeyData unter [Extras] > [Fotonotiz importieren] definierte »Schablone« für den automatischen Datei-Import Ihrer Fotonotizen. Jedes »#« sollte für ein Zeichen Ihrer Fotonotizen stehen.

Beispiel:

Schablone DMC00####
Fotonotiz 31 | 130 | 0122 | 0125 | 0128

»31« steht in diesem Fall für die Bilddatei DMC000031.jpg
»130« für Bilddatei DMC000130.jpg,
»0122« für Bilddatei DMC000122.jpg usw.

  • Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Dateinummer und nicht die aktuelle Bildnummer der entsprechenden Bilddatei als Fotonotiz eingeben.

Die Bildnummer wird in der Regel im Sucher und auf dem LCD-Display Ihrer Digitalkamera fortlaufend als <Bild X> / <max. Anzahl Bilder> (zum Beispiel: 5/105) angezeigt.

Die Dateinummer entspricht dem tatsächlichen Dateinamen. Diese Nummer wird als Fotonotiz entsprechend eingegeben.

Je nach Kameraeinstellung und Hersteller werden diese Dateinummern im Sucher und/oder auf dem LCD-Display der Kamera angezeigt (ggf. nur im Wiedergabemodus). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihrer Kamera.

KeyData Bilddokumentation

Wie können die Bestandsdaten nach der Bestandserfassung mit KeyData auch in anderen Applikationen weiterverarbeitet werden?

Über die KeyData Reports können die Bestandsdaten ortsbezogen z.B. für eine Stadt, eine Liegenschaft oder ein Gebäude ausgewertet und anschließend das Ergebnis der Datenbankabfrage nach MS Excel exportiert werden. Die Bestandsdaten der MS-Excel-Listen können dann beliebig angepaßt und weiterverarbeitet werden.

KeyData Schnittstellen

Wie können die Bestandsdaten aus KeyData in mein CAFM-System übernommen werden?

KeyData verfügt über eine direkte Synchronisationsschnittstelle zu dem CAFM-System »KeyLogic FM« (Hersteller: KeyLogic GmbH, Eschborn).

Über diese Schnittstelle können Datenbestände ortsbezogen von KeyLogic nach KeyData übernommen bzw. von KeyData aus mit dem CAFM-System »KeyLogic FM« synchronisiert werden.

Weitere Informationen zu KeyLogic finden Sie unter:
KeyLogic - Software, Beratung und Dienstleistung für CAFM und Facility Management
www.key-logic.de

Die CAFM-Systeme anderer Anbieter verfügen in der Regel über eine MS-Excel-Schnittstelle, über die Daten entsprechend importiert werden können.

Für die Datenübernahme der KeyData-Bestandsdaten in ein anderes CAFM-System, kann der Datenbestand über die KeyData-Reports als MS Excel-Listen exportiert werden. Diese Excel-Listen können anschließend an die Datenstrukturen des entsprechenden CAFM-Systems angepaßt und importiert werden (Die Möglichkeiten zum Datenaustausch über MS Excel entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Handbuch Ihres CAFM-Systems).

KeyData Schnittstellen

Weitere Fragen

Wenn Sie keine Antwort zu Ihrer Frage in unserem FAQ-Bereich gefunden haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihr KeyData-Support-Team

hilfe [at] key-data [punkt] de