KeyData
Software zur Bestandserfassung
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Auf dieser Seite finden Sie »Häufig gestellte Fragen« (FAQs) zu folgenden Themenbereichen:
Weitere Informationen zur aktuellen KeyData-Version finden Sie unter
Softwarecenter.
Wenn Sie keine Antwort zu Ihrer Frage in unserem FAQ-Bereich finden, wenden Sie sich bitte per Mail an Ihr KeyData-Support-Team
hilfe [at] key-data [punkt] de
oder nutzen Sie einfach unser Online Support-Formular.
Allgemein
Administation
- Welche KeyData-Version ist aktuell?
- Wie kann ich überprüfen, ob für meine KeyData-Version Updates oder Patches zur Verfügung stehen?
- Was ist der Unterschied zwischen einem Update und einem Upgrade meiner KeyData-Version?
- Gibt es eine Möglichkeit zur Datensicherung?
- Ich brauche zusätzliche Datenfelder. Kann ich Datenfelder individuell anpassen und selber definieren bzw. hinzufügen?
- Wie können Daten nach der Bestandserfassung von einem Laptop auf einen anderen Rechner mit einer weiteren KeyData-Installation überspielt werden?
KeyData-USB-Stick
- Welche Rolle spielt der KeyData-USB-Stick bei der Arbeit mit dem Programm?
- Können die Programmressourcen auf einen anderen USB-Stick oder die Festplatte kopiert werden?
- Der KeyData-USB-Stick ist defekt. Was kann ich tun?
Bilddokumentation
- Können digitale Fotos in der Datenbank gespeichert werden?
- Welche Bildformate werden unterstützt?
- Wo werden meine Bilder gespeichert?
- Meine Fotonotizen werden nicht importiert.
Schnittstellen
- Wie können die Bestandsdaten nach der Bestandserfassung mit KeyData auch in anderen Applikationen weiterverarbeitet werden?
- Wie können die Bestandsdaten aus KeyData in mein CAFM-System übernommen werden?
- Kann ich auch MS Excel 97 zusammen mit KeyData einsetzten?
Antworten
auf häufig gestellte Fragen
Gibt es eine PDA-Schnittstelle bzw. eine PDA-Version?
Nein, zur Zeit gibt es keine PDA-Version für Handhelds bzw. PocketPC. Spätere KeyData-Versionen werden aber auch auf Tablet-PCs eingesetzt werden können. Ein Veröffentlichungstermin entsprechender KeyData-Versionen steht noch nicht fest.
Ist KeyData mehrmandantenfähig?
Nein, KeyData ist nicht mehrmandantenfähig. Die parallele Verwaltung separater Datenbestände ist mit KeyData nicht möglich.
Der Anwender kann mit KeyData Bestandsdaten für unterschiedliche Liegenschaften in unterschiedlichen Städten erfassen. Die Datenstrukturierung der Software zur Bestandserfassung sieht eine Zuordnung der einzelnen Bestandsdaten zu einem bestimmten Kunden bzw. Mandanten jedoch nicht vor.
Kann ich mit KeyData Barcode-Etiketten erstellen bzw. drucken?
Nein, mit KeyData können keine Barcode-Etiketten erstellt werden. KeyData verfügt jedoch über eine Schnittstelle zu dem Softwareprodukt »BarTender« des Herstellers Seagull Scientific.
BarTender ist eine Software zum Editieren und Drucken von Etiketten und Barcodes (nicht im Lieferumfang enthalten). Über KeyData können Barcodes der einzelnen Anlagen/Geräte, Möbel und Einrichtungsgegenstände (Inventar) sowie der einzelnen Flächen mit einem Barcodescanner gelesen werden. Bei der Bestandserfassung werden die Barcodes z.B. als Inventarnummer oder Flächenbezeichnung automatisch in den Datenbestand übernommen. Bei Bestandskontrollen werden die Bestands-Objekte über die Barcodes automatisch erkannt und richtig zugeordnet.
Über BarTender können die entsprechenden Etikettenvorlagen zum Druck erstellt und verwaltet werden. Einzelne Elemente dienen dabei als Container, die dynamisch durch Feldinhalte aus der KeyData Datenbank ausgefüllt werden. Somit können neben dem eigentlichen Barcode weitere Informationen des KeyData-Datenbestands beliebig in das Etikettenlayout übernommen und positioniert werden.
BarTender muss mind. als »Professional Edition« in der Version 7x und höher zur Verfügung stehen. Für weitere Informationen zu BarTender wenden Sie sich bitte direkt an den Hersteller Seagull Scientific.
Als Alternative können bei der Bestands- bzw. Inventarerfassung Barcodeetiketten von der Rolle eingesetzt werden. Diese können über den Fachhandel bezogen und auch auf individuelle Nummernkreise abgestimmt werden.
Welchen Barcodescanner brauche ich?
Zur Inventarerfassung und Inventarisierung Ihrer Flächenressourcen, Anlagen, Geräte und Möbel können Sie handelsübliche (Hand-) Barcodescanner einsetzten, die zumindest das Barcode-Industriestandardformat Code128 unterstützen. Wir empfehlen einen Funkbarcodescanner, um den Bewegungsradius bei der Bestandserfassung bzw. Bestandskontrolle erheblich zu erweitern.
Welche KeyData-Version ist aktuell?
Aktuelle KeyData-Version: KeyData 1.2.4.2
Weitere Informationen zur aktuellen KeyData-Version finden Sie unter
Softwarecenter.
Wie kann ich überprüfen, ob für meine KeyData-Version Updates oder Patches zur Verfügung stehen?
In der KeyData-Menüleiste finden Sie unter [Hilfe] die Option [KeyData aktualisieren]. Über diesen Menüpunkt kann online über das Internet überprüft werden, ob eine neue KeyData-Version verfügbar ist.
Ist eine neue Version als Update verfügbar, kann dieses Update automatisch heruntergeladen und installiert werden.
Ist ein (kostenpflichtiges) Upgrade verfügbar, kann der Anwender entscheiden, ob er auf diese KeyData-Version wechseln möchte. In diesem Fall wird der Bestellvorgang über ein paar Mausklicks ausgelöst.
Weitere Informationen finden Sie unter
Lizenzen und Updates
FAQ: Update oder Upgrade
Was ist der Unterschied zwischen einem Update und einem Upgrade meiner KeyData-Version?
Ein Update (kostenlos) korrigiert vor allem Programmfehler (Wartungsupdate, Patch, Bugfix) oder beinhaltet kleinere Programmverbesserungen (Funktionserweiterungen) der aktuellen KeyData-Version.
Ein Upgrade einer KeyData-Version ist kostenpflichtig.
Ein Upgrade beinhaltet eine neue Programmgeneration der KeyData-Software, die zusätzliche bzw. grundlegend weiterentwickelte Funktionen enthält.
Weitere Informationen finden Sie unter
Lizenzen und Updates.
Gibt es eine Möglichkeit zur Datensicherung?
KeyData Backup ist ein Funktionsmodul zur Datensicherung der Bestandsdaten. Über dieses Backuptool kann der KeyData-Datenbestand gesichert und bestehende Datensicherungen erneut als Datenbank eingespielt werden (im Lieferumfang enthalten). Gesichert werden neben der Datenbank auch die, einzelnen KeyData-Objekten zugeordneteten Bilddateien.
Bitte beachten Sie: Wird ein Backup eingespielt, wird die KeyData-Datenbank auf den entsprechenden Datenbestand der Datensicherung zurückgesetzt. Daten, die nicht Bestandteil der Datensicherung sind, gehen verloren.
Ich brauche zusätzliche Datenfelder.
Kann ich Datenfelder individuell anpassen und selber definieren bzw. hinzufügen?
Nein, das ist nicht vorgesehen. Der Benutzer hat keinen administrativen Zugriff auf das KeyData-Datenbankmodell mit den dazugehörigen Datenstrukturen. Vom Anwender können keine eigenständigen Erweiterungen des Datenmodells bzw. eine individuelle Manipulation der Datenstrukturen durchgeführt werden.
Wird die Datenbank vom Anwender eigenmächtig manipuliert, kann KeyData als Applikation nicht mehr ordnungsgemäß ausgeführt werden.
Sollten Sie besondere Datenfelder zur Bestandsdatenerfassung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihr KeyData-Support-Team. Gerne nehmen wir Ihre Vorschläge entgegen, und werden KeyData u.U. entsprechend erweitern. Ein Anspruch auf eine Erweiterung besteht nicht.
Wie können Daten nach der Bestandserfassung von einem Laptop auf einen anderen Rechner mit einer weiteren KeyData-Installation überspielt werden?
KeyData ist als Stand-Alone-Applikation konzipiert. Eine direkte Schnittstelle von einer KeyData-Installation zu einer Weiteren besteht nicht.
Bestandsdaten z.B. einer Liegenschaft oder eines Gebäudes können jedoch über die KeyData Reports in Form von Excel-Listen ortsbezogen exportiert und anschließend auf dem entsprechenden Rechner importiert werden.
Sollen alle Flächen-, Anlagen- und Inventarobjekte eines Ortsbezugs von einer KeyData-Installation in eine andere übernommen werden, erfolgen zunächst drei einzelne Datenbankabfragen des entsprechenden Ortsbezugs über den KeyData Report »Objektliste«.
Das jeweilige Ergebnis der entsprecheden Auswertung wird als MS Excel-Liste exportiert. Diese drei Excel-Listen werden auf den entsprechenden Rechner übertragen und anschließend über die KeyData-Schnittstelle »MS-Excel-Import« der weiteren KeyData-Installation als Datenbestand hinzugefügt. Bestehende Daten werden dabei automatisch erkannt und entsprechend aktualisiert.
Eine weitere Möglichkeit zum Datenaustausch bietet das KeyData Backup-Tool.
Weitere Informationen zum KeyData Backup-Tool lesen Sie unter
FAQ: Gibt es eine Möglichkeit zur Datensicherung?
KeyData Backup
Welche Rolle spielt der KeyData-USB-Stick bei der Arbeit mit dem Programm?
KeyData wird auf einem speziellen KeyData-USB-Stick ausgeliefert. Dieser USB-Stick beinhaltet alle notwendigen Programmressourcen zum Ausführen der Software zur Bestandserfassung. Außerdem ist der KeyData-USB-Stick als Applikations-Dongle Teil der Lizenzverwaltung. Die Installation sowie KeyData selber werden direkt von diesem speziellen USB-Stick ausgeführt. Die eigentliche Datenbank wird lokal auf dem entsprechenden Laptop oder PC angelegt.
Werden mehrere KeyData-Lizenzen gekauft, wird eine entsprechende Anzahl von KeyData-USB-Sticks ausgeliefert.
Können die Programmressourcen auf einen anderen USB-Stick oder die Festplatte kopiert werden?
Nein, der KeyData-USB-Stick ist als Applikations-Dongle Teil der Lizenzverwaltung.
Werden die Programmressourcen auf einen anderen Datenträger kopiert, kann KeyData nicht mehr gestartet werden. Zur Datensicherung kann der Inhalt des USB-Sticks z.B. auf CD-ROM gebrannt werden. Die Verwendung des Programms ist jedoch nur über den mitgelieferten KeyData-USB-Stick möglich.
Ändern oder löschen Sie unter keinen Umständen Daten des USB-Sticks. Unsachgemäße Änderungen des Inhalts können dazu führen, dass KeyData nicht mehr ordnungsgemäß ausgeführt werden kann.
Der KeyData-USB-Stick ist defekt. Was kann ich tun?
Schicken Sie den defekten KeyData-USB-Stick an folgende Adresse:
BFM Building + Facility Management GmbH
KeyData Support-Team
Ludwig-Erhard-Straße 1A
D-65760 Eschborn
Bitte legen Sie eine Kopie der Rechnung und/oder den Lieferschein bei.
Wurde der KeyData-USB-Stick zerstört, können Sie einen neuen USB-Stick mit der von Ihnen zuletzt gekauften KeyData-Version zum Preis von 90.- € bestellen.
Preis pro KeyData-USB-Stick zzgl. gesetzl. MwSt.
Voraussetzung: Der defekte USB-Stick wird uns mit Ihrer schriftlichen Nachbestellung an oben genannte Adresse zugeschickt
Können digitale Fotos in der Datenbank gespeichert werden?
Zur Bilddokumentation können jedem einzelnen KeyData-Objekt (Anlage/Gerät, Inventar und Flächeninfo) Bilddateien in beliebiger Anzahl zugeordnet und zusammen mit den entsprechenden Bestandsdaten gespeichert werden. Jedes KeyData-Objekt verfügt hierzu über einen eigenen Bildbrowser (Formular-Tab: Bilder).
KeyData bietet folgende drei Möglichkeiten um Bilddateien hinzuzufügen:
- Bilddateien können über die Stapelverarbeitung »KeyData Fotonotiz« für alle entsprechenden Datenobjekte automatisch importiert und zugeordnet werden.
- Über die KeyData-Funktion »Fotoimport« können ein oder mehrere Bilder von einem Datenträger jeweils einem KeyData-Objekt zugeordnet werden
- Steht keine digitale Fotokamera zur Verfügung, können Bilder über eine angeschlossene Webcam erstellt und dem entsprechenden Objekt direkt zugeordnet werden. Der Bildbrowser des entsprechenden KeyData-Datenobjekts dient hierbei als Steuerelement für die Webcam.
Weitere Informationen unter
KeyData Fotonotiz, Fotoimport und Webcam
Welche Bildformate werden unterstützt?
Die aktuelle KeyData Version unterstützt ausschließlich Bilddateien im JPG-Format. Weitere Dateiformate können zur Zeit nicht importiert werden.
Wo werden meine Bilder gespeichert?
Die einzelnen Bilddateien werden nicht als Bestandteil der KeyData-Datenbank gespeichert, sondern in folgendem lokalen Ressourcenverzeichnis abgelegt:
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\BFM Building + Facility Management GmbH\KeyData\Res
Bitte beachten Sie: Die Dateinamen der einzelnen Bilddateien entsprechen nicht den im KeyData-Bildbrowser (Formular-Tab »Bilder«) angezeigten Bildnamen.
Ändern Sie unter keinen Umständen Inhalte des oben genannten Ressourcenverzeichnisses. Unsachgemäße Änderungen können dazu führen, dass KeyData nicht mehr ordnungsgemäß ausgeführt werden kann.
Meine Fotonotizen werden nicht importiert.
- Haben Sie die einzelnen Datenobjekte nach der Zuweisung der jeweiligen Fotonotizen gespeichert?
Damit die Zuordnungen der Fotonotiz auch in das entsprechende Datenobjekt (z.B. Flächeninfo) übernommen werden können, muss das Objekt nach Abschluß der Fotonotizen ebenfalls gespeichert werden. Bitte achten Sie auf den entsprechenden Benutzerdialog »Änderungen speichern?« sobald Sie ein Datenobjekt schließen.
Bevor Sie den Import der Fotonotizen über die Option [Fotonotizen aktualisieren] starten, müssen alle bearbeitetetn Datenobjekte gespeichert werden.
- Bitte überprüfen Sie das Muster der Dateinamen Ihrer Digitalkamera.
Bitte überprüfen Sie das Muster, nach dem Ihre Kamera die Dateinamen Ihrer Bilddateien anlegt und anschließend die von Ihnen in KeyData unter [Extras] > [Fotonotiz importieren] definierte »Schablone« für den automatischen Datei-Import Ihrer Fotonotizen. Jedes »#« sollte für ein Zeichen Ihrer Fotonotizen stehen.
Beispiel:
Schablone DMC00####
Fotonotiz 31 | 130 | 0122 | 0125 | 0128
»31« steht in diesem Fall für die Bilddatei DMC000031.jpg
»130« für Bilddatei DMC000130.jpg,
»0122« für Bilddatei DMC000122.jpg usw.
- Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Dateinummer und nicht die aktuelle Bildnummer der entsprechenden Bilddatei als Fotonotiz eingeben.
Die Bildnummer wird in der Regel im Sucher und auf dem LCD-Display Ihrer Digitalkamera fortlaufend als <Bild X> / <max. Anzahl Bilder> (zum Beispiel: 5/105) angezeigt.
Die Dateinummer entspricht dem tatsächlichen Dateinamen. Diese Nummer wird als Fotonotiz entsprechend eingegeben.
Je nach Kameraeinstellung und Hersteller werden diese Dateinummern im Sucher und/oder auf dem LCD-Display der Kamera angezeigt (ggf. nur im Wiedergabemodus). Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Bedienungsanleitung Ihrer Kamera.
Wie können die Bestandsdaten nach der Bestandserfassung mit KeyData auch in anderen Applikationen weiterverarbeitet werden?
Über die KeyData Reports können die Bestandsdaten ortsbezogen z.B. für eine Stadt, eine Liegenschaft oder ein Gebäude ausgewertet und anschließend das Ergebnis der Datenbankabfrage nach MS Excel exportiert werden. Die Bestandsdaten der MS-Excel-Listen können dann beliebig angepaßt und weiterverarbeitet werden.
Wie können die Bestandsdaten aus KeyData in mein CAFM-System übernommen werden?
KeyData verfügt über eine direkte Synchronisationsschnittstelle zu dem CAFM-System »KeyLogic FM« (Hersteller: BFM Building + Facility Management GmbH, Eschborn).
Über diese Schnittstelle können Datenbestände ortsbezogen von KeyLogic nach KeyData übernommen bzw. von KeyData aus mit dem CAFM-System »KeyLogic FM« synchronisiert werden.
Weitere Informationen zu KeyLogic finden Sie unter:
KeyLogic - Software, Beratung und Dienstleistung für CAFM und Facility Management
www.key-logic.de
Die CAFM-Systeme anderer Anbieter verfügen in der Regel über eine MS-Excel-Schnittstelle, über die Daten entsprechend importiert werden können.
Für die Datenübernahme der KeyData-Bestandsdaten in ein anderes CAFM-System, kann der Datenbestand über die KeyData-Reports als MS Excel-Listen exportiert werden. Diese Excel-Listen können anschließend an die Datenstrukturen des entsprechenden CAFM-Systems angepaßt und importiert werden (Die Möglichkeiten zum Datenaustausch über MS Excel entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Handbuch Ihres CAFM-Systems).
Kann ich auch MS Excel 97 zusammen mit KeyData einsetzten?
Ja, die aktuelle KeyData-Version 1.2x und die zukünftigen KeyData-Versionen 1.3x unterstützen auch den Datenaustausch mit MS Excel 97.
BFM Building + Facility Management GmbH behält sich jedoch als Hersteller das Recht vor, die Programmunterstützung von MS Excel 97 in späteren KeyData-Versionen u.U. einzustellen. MS Excel 2000 und höher werden auf alle Fälle weiterhin unterstützt.
Weitere Fragen
Wenn Sie keine Antwort zu Ihrer Frage in unserem FAQ-Bereich gefunden haben, wenden Sie sich bitte über unser Support-Formular an Ihr KeyData-Support-Team oder schreiben Sie uns Ihre Fragen per Mail an
hilfe [at] key-data [punkt] de