KeyData Bestandserfassung
Funktionsmodule
KeyData verfügt über zahlreiche Funktionen, die Ihnen Ihre Bestandserfassung und Inventarverwaltung erheblich vereinfachen. Folgende Funktionsmodule stehen Ihnen mit KeyData zur Verfügung:
- KeyData Ortsbezug
- KeyData Fotonotiz und Bilddokumentation
- KeyData Reports
- KeyData Objekterkennung
- KeyData Objektkataloge
- KeyData Suche
KeyData Ortsbezug
Der Ortsbezug ist das virtuelle Abbild der Struktur Ihrer Liegenschaften
Ihre Inventarien, Anlagenbestände und Flächen werden formulargestützt mit KeyData erfasst und als Datenobjekte in der Datenbank gespeichert. Diese Datenobjekte werden, wie in der Realität, ortsbezogen abgelegt. Ein Aktenschrank oder Kopiergerät bleibt auch in KeyData ein individuelles Objekt mit eigenem Standort.
Über diesen Objekt-Ortsbezug erfolgt dann auch die Navigation im KeyData-Datenbestand. Neben der ortsbezogenen Visualisierung Ihrer Bestandsdaten können Sie auch in Form einer Raumliste auf die Flächen, Inventarien, Geräte und Anlagen Ihrer Gebäude zugreifen.
- KeyData Ortsbezug (links) und Objektliste des aktiven Ortsbezugs
Durch den Bearbeitungsstatus der einzelnen Ortsbezüge haben Sie immer einen Überblick über Ihren aktuellen Stand der Datenerfassung oder Bestandskontrolle (Inventur).
Bilddokumentation
KeyData Fotonotiz, Fotoimport und Webcam
Jedem Objekt können individuell digitale Fotos zur Bilddokumentation in beliebiger Anzahl zugeordnet werden.
Werden während der Bestandserfassung oder. Inventarerfassung Fotos mit einer digitalen Kamera gemacht, können diese Bilddateien nach Beendigung der Datenerfassung über die KeyData »Fotonotiz« den einzelnen Datenobjekten automatisch zugeordnet werden.
Über den »Fotoimport« werden einem Datenobjekt manuell Bilder von einem Speichermedium zugeordnet.
KeyData Reports
Mit den KeyData Reports stehen Ihnen standardisierte Auswertungen Ihres Datenbestands zur Verfügung.
Über die KeyData Reports verfügen Sie jederzeit über ein aktuelles Raumbuch Ihrer Liegenschaften.
Neben der Erstellung von Bestandslisten Ihrer Flächen und Räume, Möbel, Geräte und Anlagen können Sie über den Report »Bestandskontrolle« jederzeit das Ergebnis Ihrer letzten Inventur abfragen.
Auch die Auswertung Ihrer Daten erfolgt mit KeyData ortsbezogen: So können Sie zum Beispiel den Anlagenbestand datenbankweit oder eingeschränkt auf eine bestimmte Liegenschaft abfragen. Das Ergebnis jeder Auswertung können Sie direkt nach MS Excel exportieren.
KeyData Objekterkennung
Mit der KeyData Objekterkennung erledigen Sie Ihre Bestandskontrollen.
KeyData identifiziert automatisch in der Datenbank gespeicherte Objekte des Inventar- und Anlagenbestands. Zur Identifikation scannen Sie einfach vor Ort den Barcode der Anlagen, Geräte und Möbelstücke der einzelnen Räume. Auch eine manuelle Eingabe ohne Barcodescanner ist möglich.
- KeyData Objekterkennung zur Bestandskontrolle vor Ort
Ist ein Objekt zwar in der Datenbank vorhanden, aber einem anderen Raum zugeordnet, können Sie entscheiden, ob KeyData dieses Objekt automatisch in den aktuellen Standort der Bestandskontrolle verschieben soll. Nicht vorhandene Objekte markieren Sie als »nicht vorgefunden«.
Zum Abschluß der Bestandskontrolle verfügen Sie über eine Ergebnisliste aller vorhandenen Objekte, aller Objekte mit neuem Standort und aller nicht vorgefundenen Objekte. Sollten Sie zusätzlich neue Objekte erfasst haben, können Sie über die KeyData-Reports das Ergebnis Ihrer Bestandskontrolle vervollständigen.
KeyData Objektkataloge
Die KeyData Objektkataloge »Anlage«, »Inventar« und »Installation« kategorisieren gleichartige Objekte, standardisieren und vereinfachen die Dateneingabe und sind individuell anpassbar.
Jeder einzelne Objektkatalog beinhaltet Informationsbauteile des entsprechenden Objekttyps (Anlage, Installation oder Inventar). Ein Informationsbauteil ist eine Datengruppe von bestimmten, objektbeschreibenden Merkmalen, die zur Beschreibung gleichartiger Objekte (z.B. Inventar) immer wieder verwendet wird.
Beispiel: Informationsbauteil Inventar
- Kategorie/Gruppe/Untergruppe, Hersteller/Herstellerbezeichnung, Farbe, Maße (HxBxT)
- Tisch/Bürotyp 1/Kombination links, CAIKA/Office200 Megaline, buche/stahl mattiert, 120x180x100 cm
- Objektkatalog Installationen (technische Raumausstattung)
Während der Bestandserfassung und Inventarisierung wird der Benutzer bei der Dateneingabe durch automatische Vorschläge bestehender Einträge des Objektkatalogs unterstützt (automatische Vervollständigung der Eingabe). Wird ein Informationsbauteil über den entsprechenden Objektkatalog geändert, werden die Änderungen automatisch in alle Datenobjekte übernommen, die das entsprechende Bauteil als Daten beinhalten. Die einzelnen Objektkataloge können jederzeit um neue Informationsbauteile erweitert werden.
Auch die Objektkataloge können nach MS Excel exportiert bzw. als Excellisten jederzeit importiert werden.
KeyData Suche
Über die Suche kann der KeyData-Datenbestand ortsbezogen nach einem Suchbegriff (Stichwort) durchsucht werden. Die Suche kann auf einen bestimmten Standort und/oder Objekttyp sowie auf ein bestimmtes Datenfeld beschränkt werden.
- KeyData Suche
Bei Bedarf können Suchbegriffe mit verwandten Schreibweisen, verschiedenen Wortanfängen bzw. -endungen über Platzhalter (Trunkierungen, Joker) gesucht werden.